Praktische transparantie

Heldere informatie als mensenrecht

In het Nederlands hebben we twee spreekwoorden. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. En Al is de leugen nog zo snel, de waarheid achterhaalt haar wel. Moraliserend en tegelijk relevant. Enerzijds lijkt het alsof technieken voor propaganda en manipulatie steeds meer worden verfijnd, gelukkig ontwikkelt ook het achterhalen ervan zich steeds verder. De volgzame burgers van vroeger werden mondig en vaardig: bij twijfels over uitspraken van een bedrijf of overheid doen ze zelf onderzoek en ze wisselen de resultaten daarvan razendsnel uit.

Dat doet denken aan grondrechten die in het verleden werden bevochten, zoals onderwijs en vrijheid van meningsuiting. Wat mij betreft is ook transparantie bezig uit te groeien tot een mensenrecht: een fundamenteel recht dat organisch ontstaat en wordt afgedwongen door maatschappelijke ontwikkelingen.

 

Feiten

Waar hebben we het over? Laten we transparantie eerst goed omschrijven: het begint met openheid. Een organisatie die open communiceert houdt rekening met verschillende zienswijzen, gaat in op vragen die bij de doelgroep leven en maakt onderscheid tussen feiten, meningen en belangen. Daarom is de definitie van transparante communicatie: de betreffende informatie is juist, verifieerbaar, consistent en overzichtelijk voor de doelgroep.

Transparantie is daarmee een gevolg van doelgerichte openheid en legt een basis voor vertrouwen. En als vertrouwen herhaaldelijk wordt waargemaakt heeft ook dat een gevolg: stijgende loyaliteit (de mate waarin mensen hun relatie met een organisatie bestendigen). Bijvoorbeeld in de vorm van herhalingsaankopen, aanbevelingen bij anderen of positieve uitlatingen in sociale media. Ook begrip voor impopulaire maatregelen is een belangrijk resultaat. Bij de overheid gaat het dan bijvoorbeeld om het niet ontduiken van belasting en het niet aanspannen van procedures tegen beladen plannen, zoals vestiging van een asielzoekerscentrum of afkickkliniek in de wijk. Voor bedrijven is het van belang dat klanten bij een klacht of een prijsverhoging niet weglopen. En of medewerkers akkoord gaan met een reorganisatie hangt mede af van hun beleving of er rekening met hun belangen is gehouden, bij de bestaande plannen en in het verleden.

Wapensystemen
Al tientallen jaren spelen er kwesties rond transparantie bij publieke discussies. De werkelijke reden voor de VS om in 1991 buiten de VN-Veiligheidsraad om Irak aan te vallen is nooit duidelijk geworden. De officiële versie was dat het ging om mensenrechten in het door Irak bezette Koeweit. Maar als snel kwamen wetenschappers met interpretaties over oliebelangen en het uittesten van nieuwe wapensystemen. Bij de Golfoorlog in 2003 werd de officiële reden heel snel onderuit gehaald: er waren geen massavernietigingswapens in Irak. En actueel: wat kan de reden zijn voor de Tea Party in Amerika om de belangen van de Republikeinse Partij, de nationale economie en zelfs de wereldeconomie op het spel te zetten met het blokkeren van de overheidsfinanciën?

Ook in de Nederlandse politieke verhoudingen spelen transparantiekwesties. In de discussie over de geluidshinder rond Schiphol werd door partijen die voorstander van uitbreiding waren gepleit voor het afschaffen van de geluidsnormen omdat de meetwijze absurd was. Alsof de geluidshinder daarmee werd bestreden. Bij het besluit over de keuze voor een opvolger van de F16 wordt alsmaar niet duidelijk of dit gebeurt vanwege de vermeende kwaliteiten van de JSF of omdat de Nederlandse overheid geen verlies wil lijden op het financiële aandeel dat in dit project is genomen.

Heel actueel zijn natuurlijk ook de onthullingen van Edward Snowden over het project Prism van de Amerikaanse geheime dienst NSA. De doelen en de motieven van Prism lijken niet erg transparant, ook al gebeurt alles uit naam van de democratie. Daarnaast is de vraag hoe groot de transparantie van die enorme hoeveelheid data voor de NSA zelf eigenlijk is. Zou het denkbaar zijn dat door gebrek aan overzicht de echte terroristen niet op tijd worden opgemerkt en door de mazen van het net glippen?

Analyse

Op zich is het begrijpelijk dat overheden en bedrijven terughoudend zijn met transparantie. Het geeft kwetsbaarheid naar anderen (concurrentie, rechterlijke instanties) en als je richting klanten een gewekte verwachting niet kunt nakomen, wek je teleurstelling in plaats van loyaliteit. Bovendien is er dan vaak nog het risico dat die teleurstelling gejuridiseerd word. Bijvoorbeeld bij een ramp zijn betrokken organisaties altijd geneigd tot ‘geen commentaar’ omdat er anders misschien claims worden ingediend. Opvallend is dat daarbij steeds wordt uitgegaan van gevaren en niet van kansen. Zo zegt de Leidse hoogleraar conflict en veiligheid Beatrice de Graaf: “Mensen willen na een ramp excuses, omdat ze dan weer kunnen omgaan met de situatie, niet omdat ze dan schadevergoeding kunnen eisen. Maar als die excuses niet komen, dan komt het accent wel op schadevergoeding te liggen.”


Deskundigen op het gebied van interactie en dialoog heb ik vaak horen vertellen dat mensen best begrijpen dat ze niet altijd hun zin krijgen, zelfs als ze veeleisend zijn. Maar iedereen wil wel gehoord worden en als dat niet gebeurt gaan de hakken in het zand. Het WRR-rapport De menselijke beslisser spreekt in dat kader van procedurele rechtvaardigheid versus distributieve rechtvaardigheid. Wanneer mensen een besluitvormingsprocedure als zorgvuldig ervaren zullen ze eerder hun bezwaren tegen een ongewenst besluit laten vallen. Ook al vinden ze het besluit onrechtvaardig, ze begrijpen dat er een beslissing moet worden genomen en dat niet bij ieder afzonderlijk besluit de lasten en lusten evenredig verdeeld kunnen worden.

Conclusies met verwachting

Tv-toespraak van premier Den Uijl tijdens de oliecrisis van 1973.

Beleidsmakers die zich bij het omgaan met transparantie tot nu toe hebben laten leiden door risico’s zijn toe aan een stevige reflectie. De voordelen van transparantie nemen toe (evenals de noodzaak) en de nadelen worden kleiner. Dat is bijvoorbeeld gebleken tijdens de noodsituatie van de oliecrisis in 1973, waarin harde maatregelen werden afgekondigd zonder dat dit tot veel protesten leidde. De achtergronden staan op Wikipedia.

Toekomst met advies

Dit zijn bouwstenen voor transparantie:

Nulmeting

Door de bestaande transparantie te meten ken je de uitgangssituatie. Daarbij dient de beleving van transparantie in alle niveaus en sectoren van de organisatie te worden onderzocht: in elk geval intern, desgewenst ook extern. Hierbij kunnen vragen en stellingen worden voorgelegd om na te gaan of de organisatie duidelijkheid biedt aan medewerkers en andere stakeholders. Enkele voorbeeldstellingen waarop respondenten kunnen antwoorden met (zeer) eens, neutraal of (zeer) oneens:

• Ik begrijp het beleid van deze organisatie meestal goed.
  
• Als ik het beleid niet begrijp weet ik wat ik moet doen om antwoord op mijn vragen te krijgen.
  
• Als ik die vragen stel krijg ik binnen een redelijke termijn antwoord.
  

 

Stakeholderanalyse

Analyseer de stakeholders en onderzoek hun mening over de inhoud van het beleid, de besluitvorming over het beleid en over de kwaliteit van de relatie met de organisatie.

Verklaring onder ede

Het afleggen van een eed is een maatregel die zowel juridisch als psychologisch werkt naar betrokkenen en degenen met wie zij zaken doen. Strekking van de eed kan zijn dat er gestreefd wordt naar transparantie en op welke normen, waarden en gedragingen de aflegger van de eed aanspreekbaar is.

Schrijf beleidsrapporten op basis van een checklist

Bij een beleidsstuk dat dilemma's bevat (dus dat verder gaat dan puur technische maatregelen) kan de volgende checklist stimulerend zijn voor de transparantie:

• geef een overzicht van alle betrokken partijen en hun rationele belangen die rond dit onderwerp nagestreefd zouden kunnen worden
  
• idem voor de wensen/behoeftes/emoties en ongeschreven regels
  
• welke strijdigheden komen hierbij naar voren (tussen ratio en emotie en tussen verschillende partijen)?
  
• aan de hand van welke vragen/uitgangspunten worden beslissingen genomen? Wat zijn bijvoorbeeld de maatstaven voor succes?
  
• welke vragen moeten volgens de diverse partijen worden beantwoord om een besluit te kunnen nemen? Vinden ze zelf dat die vragen afdoende zijn beantwoord?
  
• wanneer wordt een vraag als beantwoord beschouwd?
  
• hoe worden afwegingen gemaakt en worden daarbij ook belangen en vragen van anderen betrokken?
  
• welke factoren geven meestal de doorslag?
  
• wordt een genomen besluit helder verantwoord?
  
• wat vinden de partijen van de wijze waarop zij zelf en andere partijen met informatie omgaan (zorgvuldig, open, ...)?
  
• hoe verliepen soortgelijke processen bij deze partijen in het verleden? Is er een verwachting voor de toekomst? Is het actuele proces daardoor beladen of kijkt men er laconiek tegenaan?
  
• bij welke aspecten bestaat kans op misverstanden?
  
• welke behoeftes spelen bij individueel beslissers? (zonder betrokkenen bij naam te noemen aangeven of in de directie zorgen bestaan over de werkdruk of bijvoorbeeld de organisatiecultuur)
  

Uiteraard hoeft niet ieder van deze elementen in iedere situatie te worden toegepast: als een onderdeel van deze checklist heel veel tijd kost en naar verwachting weinig oplevert, kan ervoor worden gekozen dit achterwege te laten. Zorg wel dat de keuze hiervoor gedocumenteerd wordt zodat deze transparant kan worden verantwoord.

Samenvatting

De voordelen van transparantie nemen toe (evenals de noodzaak) en de nadelen worden kleiner. Tools voor transparantie zijn: (nul)meting, stakeholderanalyse, verklaring onder ede en het gebruik van een checklist.

Er zijn dus veel mogelijkheden om te doen wat de Tilburgse hoogleraar Innovatie Bart Nooteboom bepleit in zijn blogstuk Vertrouwen vergt openheid: 'wordt wakker uit de roes van je macht en neem je verantwoordelijkheid'.

Courtesy of: http://www.blogactionday.org